Regels certificering arbodiensten

Certificatieschema arbodiensten per 1 januari 2019

Op 1 januari 2019 is het meest recente certificatieschema voor arbodiensten in werking getreden. Dit certificatieschema is door de Raad voor Accreditatie – als eerste van de in de Arbowet verplichte certificatieregelingen – geschikt bevonden om onder accreditatie te worden uitgevoerd. In de Arbeidsomstandighedenregeling wordt sinds kort verwezen naar dit nieuwe certificatieschema. Het certificatieschema arbodiensten is gepubliceerd op 5 december 2018 in de Staatscourant onder nummer 68321

Overgang oud naar nieuw certificatieschema arbodiensten

Certificering van nieuwe arbodiensten vindt per 1 januari 2019 plaats door toetsing aan de eisen van het certificatieschema arbodiensten dat per die datum in werking is getreden. Vanaf 1 januari 2020 worden alle audits tegen het nieuwe certificatieschema arbodiensten uitgevoerd.

Het Centraal College van Deskundigen van SBCA (Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten) beheert het certificatieschema arbodiensten, dat door de Raad voor Accreditatie is geaccrediteerd.

In het Centraal College van Deskundigen zitten vertegenwoordigers van werkgevers- en werknemersorganisaties en de arbodiensten, alsmede van de certificerende instellingen (CI’s).
Het Ministerie van SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) heeft de mogelijkheid om het overleg als toehoorder bij te wonen.

De eisen die aan (in- en externe) arbodiensten worden gesteld staan in het certificatieschema arbodiensten. De controle op arbodiensten is geregeld via certificatie en dus niet door Inspectie SZW (Arbeidsinspectie).
Dit betekent dat organisaties die een arbodienstverlening willen aanbieden, zich eerst moeten laten certificeren. Gecertificeerde arbodiensten moeten zich elke drie jaar opnieuw laten certificeren.
Voor certificatie moeten arbodiensten een certificatie-overeenkomst afsluiten met een certificerende instelling (CI). De CI die arbodiensten mag certificeren is DNV GL).

De CI beoordeelt arbodiensten aan de hand van het certificatieschema arbodiensten dat per 1 januari 2019 in werking is getreden. Als de arbodienst aan de eisen uit het oude of nieuwe certificatieschema arbodiensten voldoet, ontvangt de arbodienst het certificaat arbodienst. De werkgever een basiscontract wil afsluiten met een arbodienst moet zich dus altijd vergewissen of de betreffende arbodienst beschikt over een certificaat arbodiensten. Dit is te controleren op de website (klik hier).

Per 1 januari 2020 één certificerende instelling; wat betekent dat?

Per 1 januari 2020 is er één certificerende instelling die bevoegd is tot certificatie van arbodiensten tegen het Certificatieschema Arbodiensten, te weten DNV GL. Het ministerie van SZW heeft laten weten dat de certificeringsregeling ook met één certificerende instelling gewoon in stand kan blijven.
Een certificerende instelling die certificaten wenst te verlenen aan arbodiensten op basis van het Certificatieschema Arbodiensten dient daarvoor geaccrediteerd te zijn volgens de eisen conform ISO 17021-1. De accreditatie dient als bewijs dat wordt voldaan aan de eisen uit artikel 1.5b, en 1.5c van het Arbeidsomstandighedenbesluit en aan de eisen uit dit Certificatieschema. Daarnaast zijn de wettelijke eisen zoals genoemd in de artikelen 1.5b tot en met artikel 1.5eb van het Arbeidsomstandighedenbesluit van toepassing op de CI én de door de schemabeheerder bepaalde aanvullende eisen in dit Certificatieschema.
Uiteraard achten het bestuur en College van Deskundigen het uit oogpunt van continuïteit en keuzemogelijkheden voor de arbodiensten zeer wenselijk dat er meer dan één certificerende instelling is. Mocht er een nieuwe certificerende instelling besluiten om, na overleg met SBCA en andere betrokkenen, als certificerende instelling voor certificatie van arbodiensten op te treden, dan zal deze eveneens geaccrediteerd moeten worden door de Raad voor Accreditatie.

Het Certificatieschema Arbodiensten (hierna: Certificatieschema) bevat in Deel 1 de eisen waaraan een in- of externe arbodienst heeft te voldoen om een wettelijk verplicht certificaat op grond van artikel 14a, tweede of derde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.14, eerste en tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit te verkrijgen of te behouden. Door middel van een geïntegreerde audit stelt de Certificerende Instelling (CI) vast of een arbodienst voldoet aan de eisen van ISO 9001, alsmede aan de aanvullende eisen in dit Certificatieschema.
De gecertificeerde arbodienst beschikt over een geldig certificaat ISO 9001 en het daaraan gekoppeld Certificaat Arbodienst. Op beide certificaten is dezelfde scope opgenomen: “Het uitvoeren van onderzoek, advies en evaluatie op het gebied van arbeidsveiligheid, arbeidshygiëne, arbeidsorganisatie en bedrijfsgezondheidszorg.”

Het Certificatieschema bevat in Deel 2 de eisen aan Certificerende Instellingen (CI’s) die op basis van een accreditatie met inachtneming van de eisen in ISO 17021-1 dit Certificatieschema willen uitvoeren en daartoe zijn aangewezen door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Een CI die certificaten wenst te verlenen aan arbodiensten op basis van het Certificatieschema Arbodiensten dient daarvoor geaccrediteerd te zijn volgens de eisen conform ISO 17021-1.
De accreditatie dient als bewijs dat wordt voldaan aan de eisen uit artikel 1.5b, en 1.5c van het Arbeidsomstandighedenbesluit en aan de eisen uit dit Certificatieschema. Daarnaast zijn de wettelijke eisen zoals genoemd in de artikelen 1.5b tot en met artikel 1.5eb van het Arbeidsomstandighedenbesluit van toepassing op de CI én de door de schemabeheerder bepaalde aanvullende eisen in dit Certificatieschema.

Het Interpretatie Document Certificatieschema Arbodiensten met bijbehorende Overgangsregelingen versie 2.1 en Overgangsregeling versie 3.0 bevat interpretaties van beide delen van het Certificatieschema Arbodiensten d.d. 9 november 2018. Het gaat hier om beleidsregels die bedoeld zijn om de door de CI uit te voeren audits te harmoniseren. Een in het Interpretatiedocument opgenomen interpretatie is geen nieuwe eis, maar bevat een uitleg van een bestaande eis.

Gepubliceerde Interpretatiedocumenten

• Interpretatiedocument versie 3.0  met Overgangsregeling Interpretatiedocument 3.0 geldig vanaf 1 oktober 2022
  Interpretatiedocument versie 3.0 met zichtbare wijzigingen
• Interpretatiedocument versie 2.1 met Overgangsregeling Interpretatiedocument 2.1 geldig t/m 31 december 2022
• Interpretatiedocument versie 1.0

Interpretatievragen over het Certificatieschema Arbodiensten kunnen door de leden van het College van Deskundigen worden geagendeerd. Deze worden in het College van Deskundigen behandeld, waarna zo nodig en mogelijk een interpretatie wordt vastgesteld. Het Interpretatiedocument wordt vervolgens ter accordering voorgelegd aan het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Na akkoord van het Ministerie wordt het Interpretatiedocument op de website van SBCA gepubliceerd, zodat ook voor de arbodiensten de door het CCvD vastgestelde interpretaties kenbaar zijn.

Na vaststelling en akkoordbevinding van de interpretatie zorgen de certificerende instellingen voor een geharmoniseerde uitvoering van certificatie audits. (meer…)

Een van de instrumenten die het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) inzet om veilige en gezonde arbeidsomstandigheden te bevorderen, is certificatie.
Meer informatie vindt u op de website van het ministerie van SZW https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/certificatie

Het Arboportaal biedt ook meer informatie over de rol van de arbodienst: zie https://www.arboportaal.nl/documenten/vragen-en-antwoorden/wat-is-de-rol-van-de-arbodienst-of–deskundigen

Gecertificeerde arbodiensten mogen zich onderscheiden door het voeren van het logo van SBCA gecertificeerde arbodienst.

Daar zijn echter wel regels aan verbonden die zijn opgenomen in het Beeldmerkreglement SBCA def 11-04-2014.

Het logo kan via het invulformulier worden aangevraagd.

Zodra werknemers ziek worden, wisselen diverse partijen gegevens over hen uit. De belangrijkste betrokken partijen zijn de zieke werknemer zelf, de werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar.

Voor werkgevers is het van belang om zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Hiervoor hebben ze informatie van hen nodig. Bijvoorbeeld om te beoordelen of ze hun loon moeten doorbetalen.

Aan de andere kant hebben zieke werknemers recht op privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemers. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken.

Noodzakelijke gegevens

Wel mogen werkgevers aan zieke werknemers gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met hun werkzaamheden. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer weer verwacht op het werk te zijn en of er nog lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren.

Arbodienst/bedrijfsarts inschakelen

Ook kan de werkgever de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen om een oordeel te geven over de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer. De werkgever kan dan samen met de werknemer bekijken wat voor werkzaamheden de werknemer (nog) wel kan doen.

Rol ondernemingsraad

De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van ziekteverzuim of re-integratie. Bijvoorbeeld:
•de keuze van de arbodienst;
•het afsluiten en wijzigen van het contract met de arbodienst;
•het ziekteverzuimbeleid (onder meer hoe de werkgever de verzuimcontrole doet).

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft terzake van dit onderwerp twee publicaties uitgebracht:

Voor professionals: Beleidsregels De ziek werknemer

Voor werkgevers en werknemers: Do’s and dont’s zieke werknemers

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

Inkomensverzekeraars verwerken in het kader van de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst veel persoonsgegevens (bijvoorbeeld van zieke werknemers). Het belangrijkste wettelijke kader hiervoor vormt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). In de praktijk kunnen de (informatie)behoeften van de verzekeraar soms op gespannen voet staan met dit kader. De Handleiding Privacy Inkomensverzekeringen is bedoeld om inzicht te geven in dit kader en aan te geven hoe hiermee om te gaan.

In 2014 heeft de Werkgroep Privacy (bestaand uit leden van het Verbond en van OVAL) de Handleiding Privacy Verzuimverzekeringen opgeleverd. Deze handleiding is in 2017 uitgebreid met een beschrijving van het privacy-proof verwerken van gegevens in de WGA-ERD-periode. Ook is een ‘interventieschema’ toegevoegd (hoofdstuk 8.1). Dit is een procesbeschrijving van de te volgen stappen indien blijkt dat een interventie moet worden ingezet om een zieke werknemer te kunnen re-integreren. Omdat bijvoorbeeld aan de hand van factuur hiervan te achterhalen is welke interventie heeft plaatsgevonden (en dus impliciet ook wat de zieke werknemer mankeert) is vastgelegd hoe zo’n proces kan worden doorlopen waarbij de privacy van de betrokken werknemer geborgd blijft.

In de loop van 2018 is de handleiding verder worden uitgebreid met de werkwijze rondom de Ziektewet en met de meest recente beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens op het gebied van de privacy van zieke werknemers.

Download hier de laatste handleiding Privacy Verzuimverzekeringen (versie november 2018).

Bron: OVAL

Zie via deze link een persbericht van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot het opslaan en bewaren van medische gegevens.